Para que un notario de la Ciudad de México pueda actuar, debe reunir estos 6 requisitos:
1º Obtener fianza a favor de la autoridad competente para garantizar la responsabilidad profesional por la función notarial;
2º Proveerse a su costa de protocolo y sello de autorizar;
3º Registrar su firma y rúbricas ante la autoridad competente, el Registro Público de la Propiedad, el Archivo General de Notarías y el Colegio de Notarios de la Ciudad de México;
4º Establecer una oficina e iniciar sus funciones máximo a los 90 días naturales desde la protesta de su cargo;
5º Dar aviso a la autoridad del inicio de funciones, indicando su dirección, horarios, teléfonos, días hábiles y demás datos necesarios; y,
6º Ser miembro del Colegio.
El Sello de Autorizar
El sello de autorizar del notario es un símbolo del Estado que se imprime en los documentos que autorice y expresa el poder autentificador del notario y lo público de su función. El sello debe ser metálico, tendrá forma circular con un diámetro de cuatro centímetros y reproducirá en el centro el escudo nacional y deberá tener escrito alrededor de este, la inscripción “Ciudad de México, el nombre y apellidos del notario y su número dentro de los de la entidad”.
¿Dónde se imprime el sello?
En el ángulo superior izquierdo del anverso de cada hoja del libro de registro de cotejos;
En el ángulo superior izquierdo del anverso de casa folio que se vaya utilizando;
Cada vez que el notario autorice una escritura, testimonio, certificación y en el libro de registro de cotejos;
En la papelería oficial o de efectos de trámite a cualquier autoridad;
En avisos, cédulas de requerimientos y notificaciones, así como en cualquier constancia a particulares.
El Protocolo
Es el conjunto de libros formados por folios numerados y sellados en las que el notario asienta y autoriza las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices, así como por los libros de cotejo con sus apéndices.
Los Folios
Son aquellas hojas que constituyen la papelería oficial que el notario usa para ejercer la función notarial para ejercer la función notarial. Son la base material del instrumento público notarial.
Numeración Progresiva
Los instrumentos, libros y apéndices que integre el protocolo, deberán ser numerados progresivamente. Los folios se deben utilizar en forma progresiva por ambas caras y los instrumentos se ordenarán en forma sucesiva y cronológica.
Los Libros
Los folios se encuadernarán en libros que se integrarán por 200 folios o menos, si no cabe completo un instrumento.
El Colegio, Proveedor de Folios
Es el Colegio de Notarios de la Ciudad de México el encargado exclusivo de proveer a cada notario y a su costa, de los folios necesarios, los cuales deberán ir numerados progresivamente.
Aviso de inicio de una decena de Libros
Al iniciar una formación de una decena de libros, el notario debe asentar una razón en una hoja no foliada que se encuadernará antes del primer folio de inicio. El notario dará aviso a la autoridad competente de este inicio en un término de 5 días hábiles a partir de la razón.
Autorización sólo en folios
Toda autorización preventiva o definitiva de los notarios o del jefe del Archivo, se asentará sólo en los folios correspondientes.
Razón de Cierre
Dentro de los 35 días hábiles siguientes a la integración de una decena de libros, el notario asentará en una hoja adicional al final del último libro, una razón de cierre autorizada con sello y firma del notario.
Obligación de encuadernar los folios
El notario tiene un plazo máximo de 4 meses a partir de la razón de cierre, para encuadernar la decena de libros y enviarla al Archivo General de Notarías para revisar la exactitud de la razón de cierre, con un plazo de devolución de 5 días hábiles.
Apéndice
Por cada libro, el notario llevará una carpeta llamada “apéndice”, donde coleccionará y conservará los documentos y elementos materiales relacionados con la escritura o acta de que se trate y formará parte integrante del protocolo. Los documentos y elementos se ordenarán por letras o números en legajos con carátula que tenga el número de instrumento.
Guardar las decenas de libros
El notario debe guardar en la notaría, las decenas de libros durante 5 años desde la certificación de cierre. Dentro de los 10 días hábiles siguientes a esos 5 años, el notario entregará la decena de libros con sus apéndices al Archivo General de Notarías para su guarda definitiva.
Índice
Los notarios tienen obligación de elaborar por duplicado y por cada decena de libros un índice de todos los instrumentos autorizados o con razón de “no pasó”, con los datos previstos por el artículo 96 de la Ley.
Libro de Registro de Cotejos
Este libro es el conjunto de folios encuadernados con su apéndice, en el que el notario anota los registros de los cotejos de documentos. Cada libro constará de 200 folios y formará parte del protocolo del notario.
Entrega al Archivo del Libro de Cotejos
Los libros de registro de cotejos se remitirán al Archivo para su guarda, dentro de los 10 días hábiles siguientes del año. La remisión del Índice electrónico con las imágenes digitalizadas que constituyen el Apéndice electrónico de cotejos se hará al Colegio a través del Sistema Informático, para los efectos de lo dispuesto en el último párrafo del artículo 98 de la presente Ley. El Archivo podrá solicitar al Colegio copia electrónica de cualquier registro del Apéndice Electrónico de Cotejos que se encuentre en el Sistema Informático bajo su custodia, únicamente para el cumplimiento de sus atribuciones legales.
